Ventes

Abonnements & factures récurrentes

Facturez automatiquement vos prestations qui reviennent à intervalle régulier, comme un hébergement annuel ou une maintenance mensuelle.

Un abonnement est un gabarit de facture qui se régénère tout seul à la fréquence que vous choisissez. À chaque échéance, Axolot crée une vraie facture de vente (avec QR-facture et numérotation) exactement comme si vous l’aviez saisie à la main. Idéal pour un hébergement à 60.–/an ou un forfait de maintenance mensuel.

Créer un abonnement

  1. Ouvrez « Abonnements » dans le menu Ventes, puis « Créer un abonnement ».
  2. Choisissez le client, la fréquence (mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle) et la date de la première échéance.
  3. Ajoutez les lignes à facturer (depuis vos articles ou à la main).
  4. Définissez éventuellement une date de fin ou un nombre maximal de factures, puis enregistrez.
Depuis une facture Vous pouvez aussi créer un abonnement directement depuis une facture de vente existante. Le client est repris et une fenêtre vous laisse choisir les lignes à reporter. La facture d’origine n’est pas modifiée. Pratique, par exemple, pour créer l’abonnement d’hébergement annuel à partir de la facture de réalisation du site, en ne reprenant que la ligne d’hébergement.

Génération automatique

Chaque jour, Axolot génère les factures arrivées à échéance. Si une échéance a été manquée, elle est rattrapée automatiquement. Vous pouvez aussi forcer la génération à tout moment avec « Générer maintenant ».

Envoi et encaissement

Activez l’envoi automatique pour que la QR-facture parte par e-mail au client dès sa création. L’encaissement est ensuite constaté comme pour toute facture, depuis la page Banque. Aucun prélèvement par carte n’est effectué, le client règle la QR-facture depuis son e-banking.

Ordre permanent

Chaque abonnement porte une QR-référence figée, identique sur toutes ses factures (lorsque votre entreprise utilise un QR-IBAN). Votre client peut donc mettre en place un ordre permanent dans son e-banking (montant, référence et périodicité constants) et chaque versement reste associé automatiquement, Axolot l’imputant à la plus ancienne facture encore ouverte de l’abonnement.

Si vous changez le montant Un ordre permanent garde le montant fixé par le client. Si vous modifiez le prix de l’abonnement, prévenez le client pour qu’il adapte son ordre permanent.
Mettre en pause Vous pouvez suspendre un abonnement à tout moment. Aucune facture n’est générée tant qu’il est en pause. À la reprise, les échéances en retard sont rattrapées.
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