Achats & dépenses
Reçus & dépenses
Photographiez vos reçus et la lecture automatique extrait le marchand, le montant, la TVA et la date.
Le module Dépenses centralise vos justificatifs d’achat. Vous téléversez une photo ou un PDF, et Axolot en extrait les informations clés. Si votre entreprise n’est pas assujettie à la TVA, seul le montant payé est affiché et enregistré. La TVA figurant sur le ticket du commerçant n’est pas ventilée dans Axolot.
Quota de scans Axolot IA
La licence inclut 30 scans de reçus par Axolot IA par mois civil. Au-delà, les justificatifs restent enregistrés mais sont à compléter manuellement (la saisie manuelle est, elle, illimitée). Le plugin « Reçus illimités (IA) » (CHF 7.90/mois ou CHF 79/an) lève cette limite.
De la photo à la dépense
- Téléversez le reçu (photo ou PDF) depuis Dépenses.
- La lecture automatique extrait le marchand, la date, le montant total, la TVA et le taux.
- Vérifiez et corrigez si besoin, choisissez la catégorie de dépense.
- Validez, puis le reçu peut être converti en facture d’achat et enregistré.
Statuts d’un reçu
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | Téléversé, en file d’extraction. |
| Extrait | Données lues automatiquement, à vérifier. |
| Validé | Confirmé par vous, prêt à comptabiliser. |
| Rejeté | Écarté. |
- Catégorisation des dépenses (repas, transport, hébergement, fournitures…).
- Suivi payé / non payé.
- Saisie manuelle possible si vous n’avez pas de justificatif numérique.
- Aperçu rapide, l’icône œil sur chaque ligne ouvre un résumé (montant payé, date, catégorie et justificatif, la TVA restant visible uniquement si vous êtes assujetti).
L’extraction se fait en arrière-plan, vous pouvez donc continuer à travailler pendant que vos reçus sont analysés.
Vous venez d’activer l’assujettissement TVA ou la TVA affiche 0.00 sur un ticket déjà importé ? Ouvrez la dépense et utilisez « Relancer l’extraction » pour relire le justificatif avec vos paramètres actuels.
Axolot signale un avertissement si le ticket n’est pas de l’année en cours, ou si la TVA enregistrée ne correspond pas au montant attendu (ticket de la même année). Vérifiez ces alertes avant de valider la dépense.
Confidentialité & souveraineté des données
La lecture automatique s’appuie sur l’IA souveraine d’Infomaniak, hébergée en Suisse. Vos justificatifs ne quittent pas le territoire suisse et ne sont jamais utilisés pour entraîner des modèles, un choix pensé pour la conformité nLPD/RGPD.