Einkauf & Ausgaben
Belege & Ausgaben
Fotografieren Sie Ihre Belege, und die automatische Erkennung extrahiert Händler, Betrag, MWST und Datum.
Das Modul Ausgaben zentralisiert Ihre Einkaufsbelege. Sie laden ein Foto oder PDF hoch, und Axolot extrahiert die wichtigsten Informationen. Wenn Ihr Unternehmen nicht MWST-pflichtig ist, werden nur der bezahlte Betrag angezeigt und erfasst. Die MWST auf dem Händlerbeleg wird in Axolot nicht aufgeschlüsselt.
Axolot KI-Scan-Kontingent
Die Lizenz umfasst 30 Axolot KI-Belegscans pro Kalendermonat. Darüber hinaus bleiben Belege gespeichert, müssen aber manuell ergänzt werden (manuelle Erfassung ist unbegrenzt). Das Plugin « Unbegrenztes Beleg-Scanning » (CHF 7.90/Monat oder CHF 79/Jahr) hebt dieses Limit auf.
Vom Foto zur Ausgabe
- Laden Sie den Beleg (Foto oder PDF) unter Ausgaben hoch.
- Die automatische Erkennung extrahiert Händler, Datum, Gesamtbetrag, MWST und Satz.
- Prüfen und korrigieren Sie bei Bedarf, wählen Sie die Ausgabenkategorie.
- Validieren Sie, und der Beleg kann in eine Einkaufsrechnung umgewandelt und erfasst werden.
Belegstatus
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Ausstehend | Hochgeladen, in der Extraktionswarteschlange. |
| Extrahiert | Automatisch gelesene Daten, zu prüfen. |
| Validiert | Von Ihnen bestätigt, bereit zur Verbuchung. |
| Abgelehnt | Verworfen. |
- Kategorisierung der Ausgaben (Mahlzeiten, Transport, Unterkunft, Material…).
- Verfolgung bezahlt / unbezahlt.
- Manuelle Erfassung möglich ohne digitalen Beleg.
- Schnellvorschau, bei der das Augen-Symbol in jeder Zeile eine Zusammenfassung öffnet (bezahlter Betrag, Datum, Kategorie und Beleg, wobei die MWST nur bei MWST-Pflicht sichtbar ist).
Die Extraktion läuft im Hintergrund, Sie können weiterarbeiten, während Ihre Belege analysiert werden.
MWST-Pflicht gerade aktiviert oder MWST zeigt 0.00 auf einem bereits importierten Beleg? Öffnen Sie die Ausgabe und nutzen Sie « Extraktion erneut starten », um den Beleg mit Ihren aktuellen Einstellungen neu zu lesen.
Axolot warnt, wenn der Beleg nicht aus dem laufenden Jahr stammt oder die erfasste MWST nicht dem erwarteten Betrag entspricht (Beleg desselben Jahres). Prüfen Sie diese Hinweise vor der Validierung.
Datenschutz & Datensouveränität
Die automatische Erkennung nutzt die souveräne KI von Infomaniak, gehostet in der Schweiz. Ihre Belege verlassen nie das Schweizer Territorium und werden nie zum Trainieren von Modellen verwendet, eine Wahl für nDSG/DSGVO-Konformität.